<label id="we3fb"></label>
<progress id="we3fb"><track id="we3fb"></track></progress>
<nav id="we3fb"></nav>
  • <wbr id="we3fb"><pre id="we3fb"></pre></wbr>
    <var id="we3fb"></var>

    協同辦公系統

    協同辦公系統

    2020-06-24 瀏覽:

     

    項目建設背景

    學校OA系統是學校行政管理的基礎系統,主要功能是處理、發布學校的公 文,重大會議及會議室管理,重大活動申報與管理,公務管理。原OA系統于12年建設使用,一方面在技術上已不能滿足學校信息化建設的需要,另一方面功能 上不能滿足學校行政管理的需要,且原開發公司已無力對原OA系統進行維護, 故急需對OA系統進行升級改造。

    據了解,國內大多數兄弟院校已對或正在對OA系統進行升級,升級的目的 主要在于適應學校改革發展的需要和使用最新的技術提供更高效的工作平臺。

    新系統主要用于學校和學院的行政管理,系統的使用貫穿于學校和學院的日 常管理,包括公文、會議、“三公”、通知公告管理等。公文管理對接檔案館,形 成檔案材料。會議室管理對接后勤保障部,支撐公共場所的管理使用等。

    項目建設的必要性

    隨著“互聯網+”思維在生活工作中的廣泛滲透,信息化的不斷推行,如何 有效運用信息技術推動學校行政管理變革,建成高效快捷、共享互助、綠色無紙 的辦公系統已成為亟待解決的重點問題。 目前,國內有較多高水平的協同管理軟件開發公司,如致遠、泛微等,他們對OA系統有深入的研究,了解用戶的需求,擁有成熟的技術、強大的開發團隊 和技術支持團隊,緊跟信息技術發展潮流,已有眾多的成功案例,因此建設高效 便捷的OA系統切實可行。OA系統是一個單位行政辦公的綜合系統,鑒于學校各部門均已有專用的信息 管理系統如人事、財務系統,督辦管理系統也已開發運行。

    因此,OA系統的重心 主要放在學校內部公文(包括二級單位公文)管理,會議及會議室管理,公車、 公務接待、公章、物資管理,日程管理等方面,實現學校在公文、會議(大型活 動)、“三公”的高效管理。 學校OA系統,根據信息技術發展和學校管理需要,引入先進的理念和技術, 按照“智能、易用、融合、安全”的原則,進行更新升級,實施高效、協同的科 學管理。在功能上,覆蓋學校和學院“辦文、辦會、辦事”等辦公需要;技術上, 實現PC端、移動端和其他工具的同步互聯,實現行政事務的隨時隨地處理;通 過云桌面解決瀏覽器和Office辦公軟件兼容性問題;管理上,既面向學校,又面向二級單位,分角色進行權限分配、推送與關聯,實現互聯協作。

    協同辦公平臺是基于互聯網的高效協同工作平臺和協同管理系統,它的基本定位為:

    個人的門戶和工具;

    團隊的協同工作平臺;

    企業知識沉淀及協作平臺;

    提升單位執行力:

    A、增強授權的有效性

    通過協同OA系統,實現工作的書面授權,降低工作目標的傳遞衰減或變形;在系統中直接分配任務對象和路徑,確保執行資源;并且系統提供直觀的可視化流程圖,可在授權人與被授權人之間建立可視的責任關系。

    B、監督過程控制結果

    通過協同OA系統,所有工作事件都將被如實的記錄,供查詢和跟蹤。并可以及時跟蹤任務執行狀態、結果、過程變動,減少信息的衰減。

    C、加強制度的執行規范

    通過協同OA系統,將企業的制度、規范變成“制度、規范模板固定流程”,員工無需牢記,在執行時將按制度自行流轉,實現企業“行為約束”的管理。

    提升團隊效率:

    A、強時間管理

    通過協同OA系統提供直觀的時間管理功能,員工的時間安排可以互相查看,上級可以閱讀并批復。從公告到部門討論區、從內部聯系人到各種制度模板、從協同處理到知識庫共享,輕重緩急一目了然。

    B、建立敏捷性組織

    通過協同OA系統,可以隨需應變組建“跨部門”的動態項目團隊,快速建立靈活的彈性組織,且無需會議方式,可以實現所有項目成員全面同步信息對稱。

    C、移動協同,實時審批、處理

    實現網上的審批流程,也同樣可以有效節約不同崗位,不同部門由于作業時間、空間的沖突而帶來的協作障礙,使得辦公的效率得以提高。

    實現知識管理

    A、知識沉淀

    通過協同OA系統提供的文檔管理功能,為各個部門建立文件夾,存放部門知識,并可以輔助完成信息采集、整理篩選、分類歸集、形成知識。

    通過對整個協同事件的保存,可以將時間的過程和結果一起保存,實現對組織中寶貴的過程型知識進行保存。

    B、知識共享

    通過信息的分類管理方法,統一集中管理在服務器上,每日備份。并且可以根據工作內容要求不同,授權不同對象學習分享,實現知識的最大利用。

    輔助文化建設

    通過協同平臺為企業搭建全員電子溝通的立體平臺,通過協同、計劃、公告、新聞、調查、論壇、短信等多種方式有效改善企業溝通問題,輕松組織互動探討和調查,增強組織成員參與的興趣,輔助完成企業文化建設。

    有效節約費用

    A、通過協同OA系統多樣化的溝通方式,提高溝通頻率的同時大幅度降低有線和無線終端的通訊量,可實現抑制系數> 15%,明顯減少傳真、長途電話等開支。

    B、通過協同OA系統的協同工作、文檔管理和共享機制,降低因打印產生的辦公用品消耗和折舊,可實現抑制系數為> 30%,明顯減少了打印紙、打印機的用量。

    C、通過協同OA系統實施達成人均事務處理能力的提升,在組織擴張過程中有效進行減少對新人的雇傭數量,從而達成對人力資源成本抑制??蓪崿F年度人力資源成本抑制系數為>15%,明顯減少人力相關的開支。

    D、通過協同OA系統提升了組織的敏捷和靈活性,協調會和動員會等各種會議次數明顯減少和會議時間明顯縮短,可實現年度辦公費用中的會務費、差旅費和車輛運行費等成本抑制系數為>30%,明顯減少無效工作量和費用開支。

    整合IT系統信息資源

    A、協同OA系統非常易用,多數領導培訓一個小時即可以快速的掌握。

    B、協同OA系統可為企業領導設置供查詢的專用文件夾,定時按照要求把業務系統的匯總結果和分析報告推送到指定的文件夾中,這樣,領導就可以不必進入其他IT系統就能看到所有系統中最有價值的產出物——結果文檔和分析報告等,大大方便了領導者。

    C、通過協同OA系統的單點登錄方式,可以一鍵式訪問其他IT系統,并實現數據級的整合應用,從而有效消除信息孤島。

    具體功能清單:

    1通訊錄管理

    與“一站式”服務平臺對接,建立個人名片維護分組信息,支持維護名片信息。

    2日程管理

    能根據每周會議表的安排,在后臺自動生成個人日程表信息,并同步到信息門戶平臺個人門戶的日程安排總表,供用戶在個人門戶查看。針對日程的切換和權限管理更加準確,支持將會議安排添加到日程。

    3待辦事項

    1)呈現與當前用戶相關的各種需要處理的辦公事務,包括:待辦、已辦、待閱等,并同步到“一站式”平臺個人門戶。

    2)向當前用戶自動推送待辦事項、待閱文件信息,提醒用戶在規定的時限內進行處理。

    4即時通訊

    支持用戶一對一、一對多的材料發送與信息交流{交流窗口支持文字、表情、圖片(拖入)、截圖、文件(拖入)、文件夾(拖入)等功能},支持對方已讀信息反饋。

    在桌面端的即時通訊具有文本、語音、視頻、文件傳輸、網絡電話、網絡會議、查找在線用戶、離線消息提醒等功能。

    用戶對歷史操作記錄可進行瀏覽、查詢、刪除等操作。

    5發文管理

    發文管理主要有學校發文和部門發文兩類,學校發文是處理面向全校層面的公文。部門發文是部門內部的公文,部門發文的流程由部門秘書自定義流程。

    學校發文主要有:黨委文件、行政文件、黨委常委會議紀要、校長辦公會議紀要、黨委函件、行政函件、專題會議紀要等。流程主要有公文起草、部門審批、部門會簽、秘書審批、辦公室審批、正副職領導審批、催辦、轉辦(代理授權)、登記編號、收回、校領導會簽、校領導簽發、套紅、蓋章、分發、發布、傳閱等環節。每個流程按照學校的實際需要予以定制,系統管理員也可以隨時修改流程。在這些流程的每一環節,提交人可以選擇性地以短信、微信等方式提醒下一環節處理人。系統管理員(包括超級管理員、流程管理員)可查看、監控、強制收回、強制跳轉、中止流程等操作。

    在所有的流程中,提供“在辦文件”、“辦結文件”、“發文登記簿”、“草稿箱”的功能。用戶可以按標題、創建人、創建時間進行搜索,以及全文檢索,并能在“發文登記簿”中以年份、發文字號、起止編號進行檢索并導出檢索結果?!鞍l文登記簿”能根據需求即時生成包含文件名稱、文號、發文依據、是否涉密、公開方式等信息的列表。

    6收文管理

    收文管理主要是處理面向學校層面的上級來文。每個流程按照學校的實際需要予以定制,系統管理員也可以隨時修改流程。在這些流程的每一環節,提交人可以選擇性地以短信、微信等方式提醒下一環節處理人。

    在所有的流程中,提供“在辦文件”、“辦結文件”、“發文登記簿”、“草稿箱”的功能。用戶可以按標題、創建人、創建時間進行搜索,以及全文檢索,并能在“收文登記簿”中以年份、收文字號、起止編號進行檢索并導出檢索結果。已經查閱過的文件不在個人“在辦文件”中顯示。

    7校內請示報告

    各二級單位向學校領導進行請示匯報,如須經由辦公室轉辦或傳閱的,應通過校內請示報告系統流轉。流程按照學校實際需要予以定制,系統管理員也可以隨時修改流程。在這些流程的每一環節,提交人可以選擇性地以短信、微信等方式提醒下一環節處理人。用戶可以按標題、創建人、創建時間進行搜索,以及全文檢索,系統支持對每次請示匯報進行自動編號。

    8督辦管理

    學校督查督辦事項主要由學校辦公室根據學校會議、文件和領導的批示要求來立項的,督辦事項類型主要分為學校年度黨政工作要點、黨委常委會議紀要、校長辦公會議紀要、專項督辦等四種督辦事項類型。已立項的督辦事項由學校辦公室送達承辦部門(單位)承辦,學校辦公室負責跟蹤督辦,及時掌握工作進展情況,承辦單位反饋承辦過程及承辦情況,并在要求時限內辦結事項。學校辦公室對督辦事項的結果、進展、完成情況進行審核,并及時向學校領導反饋督查督辦結果,對督辦材料歸檔。

    按類別設置分為會議紀要督辦、領導批示督辦、重點工作督辦、上級來文督辦、其他事項督辦等,由系統其他版塊(如校長辦公會紀要等)自動錄入或經人工審核督辦要素后手動錄入,督辦流程模板可選擇,管理員也可自定義督辦流程。督辦各流程可指定人員、時間、頻次等對相關責任人進行短信提醒、系統內及時通訊推送。督辦事項可按關鍵字、類別、承辦單位、辦結時間等因素進行系統檢索,按需求進行統計、歸檔。

    9一周會議管理

    學校每周四、五前,各單位向學校辦公室提交下周會議申請,包括會議時間、會議室地點、出席校領導、參會人員等信息,由學校辦公室工作人員審核匯總,報學校辦公室主任審定、發布。管理維度包括會議室登記、參會人員管理、材料管理、電話會議等方面。

    會議室登記:按照國際會議、每周會議表會議、上級部門臨時重要會議、預留會議、其他臨時會議五類,由相關單位根據相應的流程申請登記使用。首批會議室為校辦管理的會議室,預留擴展接口,后期增加會議室數量。系統根據會議申請審批情況每周生成會議安排表和會議室使用情況一覽表,一覽表能動態更新。每周會議表會議中的黨委會、校長辦公會、重要專題會議等,包括議題申報、議題審議、上會資料上傳、會議通知、會議提醒、參會人員統計等功能,能夠實時監控會議狀態和進程,并能根據進程及時通知下一階段參會人員。

    參會人員管理:根據會議類別,對二級單位人員進行合理分類,建立完整群組。會前可按照承辦單位要求自動通過手機短信方式提醒參會人員、部門;能夠按照承辦單位要求由各二級單位上報參會人員名單,系統自動分類匯總;提供校園卡或身份證等電子簽到功能,實時顯示應到會單位數和實際到會單位數。會后可為承辦單位提供電子簽到的參會人員名單。

    會議室看板:突破原有固定流程,增加配置信息,可以指定會議審批流程,填寫會議反饋,新增“會議室使用情況”功能,查看當前所有會議室的占用情況和會議安排。

    會議材料管理:會前承辦單位可上傳會議議程、擬討論材料等文檔,并合并在參會提醒中提醒各單位提前查看;會后承辦單位可上傳草擬的會議紀要供相關部門討論;系統能夠自動將定稿后的會議紀要上傳,并提醒各單位參會人員查收。

    電話會議:支持基于通訊錄(移動端)和基于流程(移動/pc)參與人的電話會議發起和管理,在流程審批過程中,流程中的人可以發起電話會議。

    半年、年度工作總結:各機關職能部門、直屬單位和各學院定期向學校辦公室提交“上半年工作總結和下半年工作計劃”及“全年工作總結和下一年度工作計劃”,學校辦公室審核匯總后歸檔到學校半年或全年工作總結、計劃臺賬中,可設置查看權限。

    10全文檢索

    全文檢索應在整個OA系統范圍內,用戶在不同類別功能模塊中,按標題、創建人、創建時間進行搜索,以及通過年份、發文字號、關鍵字等進行全文檢索。公文和信息查詢界面支持多關鍵字模糊查詢,所有功能模塊附件保存策略升級,避免文件亂碼和服務器異常,支持上傳個性簽名替代審批單上的審批人姓名,系統登錄策略優化,支持單點登錄集成。

    11電子簽章管理系統

    電子簽制管理系統負責存儲、保管學校及校內單位電子章、電子專用章及個人電子章,根據印章管理辦法規定,在各賬號授權范圍內需要使用電子章時予以調用。

    通過電子簽章管理系統,實現學校校領導、處級干部、校辦工作人員在辦公審批時直接帶出個人電子簽名,方便審批

    12辦公電子監察

    實現對OA系統辦公事務的實時動態的監察和督辦,通過期限監察、異常監察等對系統各項事務集中監管,確保電子校務管理高效運轉;對系統各項事務數據進行統計、匯總、分析、查詢,為學校管理考核提供依據。

    期限監察:根據公文處理、材料報送、督辦反饋等辦公事項的辦結時限要求,自動向相關責任人推送辦公事項的截止時間,提醒相關責任人及時處理該事項,并對每項辦公事項在規定時限內的完成情況進行記錄。

    異常監察:對辦公事務逾期超過一定期限未處理的,系統向相關責任人及責任人單位主要負責人推送問責信息,要求該單位作出解釋并進行處理,系統進行記錄。

    13手機短信

    辦公系統中嵌入短信功能,主要功能有2個,一是用于接收辦公系統中的辦公短信,二是能直接通過此功能向辦公用戶和非辦公用戶發送短信。

    用戶能在收件箱、發件箱、草稿箱添加、刪除、查詢短信。

    超級管理員具有查詢、刪除、導出辦公短信日志的功能和權限。

    14公共信息

    通過辦公系統生成的各種公文,有部分文檔需對全校師生公開發布?!肮残畔ⅰ本褪且粋€對全校師生展示相關信息的欄目。主要信息有:通知公告;學校文件;規章制度;會議紀要

    ■通知公告

    由學?;蚋髀毮懿块T發布的關于面向全校性工作的通知或公告

    ■學校文件(不包括學校行文下發的規章制度類文件)

    主要包括黨委文件、行政文件且需要向全校師生公開的內容。系統管理員按內容屬性分配不同的管理員予以維護,頁面管理員具有發布、修改、刪除等操作權限。在公共信息中發布的學校文件除在辦公系統內部顯示外,還必須能夠一鍵式嵌入到第三方應用,如:學校主頁、門戶、移動門戶、一站式服務平臺等等,并提供全文搜索功能。

    ■規章制度

    規章制度是由學校黨委行政行文面向全校各單位印發的規范性管理制度。每一部分又按不同職能部門細分欄目,所有的欄目的創建、修改、信息發布由相應的管理員來維護。在公共信息中發布的規章制度除在辦公系統內部顯示外,還必須能夠一鍵式嵌入到第三方應用,如:學校主頁、門戶、移動門戶、一站式服務平臺等等,并提供全文搜索功能。

    ■會議紀要

    會議紀要主要是學校層面的重大會議紀要并且需要向全校師生公開紀要內容,包括黨委會紀要、校長辦公會紀要、專題會議紀要等內容。系統管理員按內容屬性分配不同的頁面管理員予以維護,頁面管理員具有發布、修改、刪除等操作權限。在公共信息中發布的會議紀要除了在辦公系統內部顯示外,還必須能夠一鍵式嵌入到第三方應用,如:學校主頁、門戶、移動門戶、一站式服務平臺等等,并提供全文搜索功能。

    15登錄門戶

    優化首頁樣式,導航欄新增“待辦事宜”、“會議通知”、“新增收箋”的辦公提醒,新增功能區放大縮小功能,可最大化辦公區域,以提供更友好的辦公體驗。

    16印章管理

    主要包括用印指南、印章刻制審批表、用印審批表,系統支持查閱、下載。

    各單位和教職工個人用印審批表,提交至學校辦公室后,按分類自動生產編號。

    管理員在印信管理稿紙中上傳使用的表單,管理員在印信管理流程管理中設置審批流程,管理員在印信管理配置信息中設置編號格式,申請人點擊菜單:印信管理申請,選擇一種表單進行提交申請,相關部門審批人員審批設備采購申請,申請人點擊印信管理審批查詢,支持在文件中直接插入圖片、表格等,支持附件錄入,也可選擇已經草擬好的文檔直接上傳,支持在線編輯

    17法務管理

    1).合同法律審批流程:

    節點名稱

    節點操作人

    備注

    申請人

    申請人

    申請人發起合同報簽

    使用部門審批

    使用部門負責人

    申請人所在的學院(部門)負責人對申請人的合同事項進行業務批準

    采購與招標管理辦公室審批

    采購與招標管理辦公室負責人

    若采購的是貸物、服務、工程,則由該部門對是否依法進行了采購與招標程序進行審核

    主管職能部門審批

    主管職能部門負責人

    該合同事項由歸屬的職能部門在業務上審批,比如科研合作,由科發院審批;教學事項,由教務處審批;人才引進,由人事處審批等等。一個合同可以受一個或多個主管職能部門進行業務審批。

    申請人修改

    申請人

    申請人根據以上每個部門的意見進行業務修改后提交給政策法規研究室進行法律審查

    政策法規研究室審批

    政策法規研究室負責人

    由該部門對合同進行法律審查

    申請人修改

    申請人

    申請人根據政策法規研究室的法律意見對合同進行法律修改

    分管校領導簽批

    分管校領導

    原則上,法定代表人一般授權分管校領導對合同文本簽字,那么分管校領導簽字即完成整個合同流轉程序;少數情況需要法定代表人對合同文本簽字,那么分管校領導在簽報表上簽字后則呈報給法定代表人(校長)簽字

    法定代表人簽字

    法定代表人

    少數情況需要法定代表人對合同文本簽字,那么分管校領導在簽報表上簽字后則呈報給法定代表人(校長)簽字

    18證件申請

    證件申請使用流程,實現證件的在線申請,在線審批,同時可進行統計查詢。

    19信訪管理

    外來單位或人員信訪登記審批、校方接待工作安排等,要求實現網上接訪、辦信、網上投訴等信訪事項網上流轉,構建全方位、廣覆蓋、立體化的信訪工作體系,實現信訪工作全過程規范和監督。把信訪事項的受理、辦理過程和處理結果等全部在網上公開,實現信訪事項“可查詢、可跟蹤、可督辦、可評價”。

    20黨委常委會議、校長辦公會議管理

    包括會議預通知、會議議題征集、會議材料管理、會議室管理、會議通知、參會回執、會議簽到、會議紀要自動轉公文等

    21校領導(中層干部)外出報備

    校領導或中層干部外出出差發起報備流程,同時系統支持設置工作處理代理人。

    22移動辦公

    1)移動辦公包括APP和微信辦公,支持IOS、Android、windows phone系統的系列設備,移動端與PC端實時同步,并支持后期納入學校APP。

    2)可按功能模塊集成到學校移動門戶和學校微信企業號。

    3)充分利用移動設備的自身性能,在移動端可采用文字輸入、手寫輸入、拍照上傳、語音錄入等多種方式進行事務處理,以及在密碼認證的基礎上,增加指紋識別、手勢識別等方式。

    4)在公文的移動審批中,要具有正文編輯及批閱功能,包括:文字輸入、全文批注、手寫簽批、語音輸入等多種方式,并保留操作痕跡。

    5)操作界面美觀大方,層次分明,邏輯嚴謹,簡單易用。

    6)能夠直接通過辦公系統中的通訊錄撥打電話、發送短信和郵件等。

    7)移動端不能出現內存泄漏,不能出現無響應、閃退、卡頓、黑白屏以及長時間使用出現連接超時等現象,保證用戶使用流暢。

    8)支持原單據展示和瀑布式輕表單展示,按用戶移動端的屏幕尺寸,系統能自動匹配和切換,實現自適應功能。同時按照用戶使用習慣,可在移動端手動切換到PC端界面。

    9)移動端賬戶與安全,支持手勢密碼。另外支持賬號在線管理,可以查看登錄記錄。另外手機端可以控制PC端下線,校外網絡利用訪問安全可靠。

    10)主要功能如下:

    1.通知公告:顯示信息模塊中已發布且有權限可以查看的通知消息,支持關鍵字模糊查詢,點擊列表查看消息的詳細內容和附件。

    2.學校公文:顯示公文處理模塊中已發布且有權限可以查看的公文,支持關鍵字模糊查詢,點擊列表查看公文的詳細內容和附件。

    3.待辦事宜:顯示當前用戶的所有待辦事宜,包括公文審批、請示報告審批、校外來文審批、信息發布審批、會議審批,點擊列表查看待辦詳細信息,可以查看正文、附件、審批單和審批記錄,填寫審批意見,選擇下一步處理崗位后,可提交文件到下一步處理用戶。

    4.督辦催辦:顯示當前用戶的催辦通知,點擊查看催辦事項詳細信息,可以查看正文。

    5.已辦事項:顯示當前用戶的所有已辦事項,包括文審批、請示報告審批、校外來文審批、信息發布審批、會議審批,支持關鍵字模糊查詢,點擊列表查看待辦詳細信息,可以查看正文、附件、審批單和審批記錄。

    6.會議通知:顯示當前用戶收到的會議通知信息,查看會議詳細信息并可以填寫反饋信息,同時自動添加到個人日程中。

    7.個人日程:顯示當前用戶在電腦端的日程信息,查看詳細信息,新建和編輯已有個人日程信息。

    8.工作便簽:顯示當前用戶的工作便箋信息,發箋和收箋信息,支持關鍵字模糊查詢,查看收箋詳細信息和已發便箋的詳細信息與查看情況。

    9.通訊錄:校內辦公通訊錄,支持模糊搜索,點擊列表直接進入手機撥號,以便辦公事務溝通交流。

    10.其他個性化定制:顯示當前用戶的姓名,職工號及單位部分等信息,支持通過手機短信驗證修改賬號密碼,APP個性化設置。

    返回列表
    真人赌钱三公